Zarządzanie kadrami w firmie zatrudniającej nawet kilkudziesięciu pracowników nie jest łatwe. Samo prowadzenie ewidencji czasu pracy to czasochłonne zadanie, jeśli realizowane jest w tradycyjny, analogowy sposób. Tymczasem dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu komputerowemu i elektronicznym czytnikom kart dostępowych, można to robić znacznie prościej i szybciej. Chociaż to nie jedyne korzyści, jakie daje system kontroli czasu pracy. Dlaczego warto go zatem wdrożyć? Przeczytaj i przekonaj się, że może Ci znacznie ułatwić prowadzenie biznesu.
Obowiązujące przepisy prawa pracy, zawarte w Kodeksie Pracy nakładają na pracodawców obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy, choć nie przewidują okresów, na jakie powinna być prowadzona. Oznacza to, że pracodawca sam decyduje, jak długi będzie okres objęty ewidencją. Jednakże obowiązek jej prowadzenia wiąże się z potrzebą ustalania wysokości wynagrodzenia, a te zgodnie z art. 85 KP powinno być wypłacane co najmniej raz w miesiącu. Z reguły zatem ewidencję czasu pracy prowadzi się w ujęciu miesięcznym.
Taka ewidencja powinna zawierać liczbę godzin przepracowanych przez pracownika, a tę najłatwiej policzyć, rejestrując godzinę przyjścia i wyjścia pracownika.
Chociaż nie istnieją żadne prawne regulacje, które określają metody prowadzenia ewidencji czasu pracy, to wielu z pracodawców do dziś stosuje papierowe listy. Warto zaznaczyć, że część pracodawców w celu uwiarygodnienia czasu pracy, który przypisuje pracownikowi na liście, wymaga złożenia podpisu przez pracownika. Na gruncie prawa nie ma to jednak uzasadnienia, zatem dla ważności listy nie ma znaczenia, czy lista jest podpisana, czy też nie.
Coraz więcej pracodawców, którzy dowiadują się o możliwości elektronicznego prowadzenia ewidencji czasu pracy, decyduje się na to rozwiązanie. Polskie prawo dopuszcza rejestrację czasu pracy w ten sposób, pod warunkiem że system, który temu służy, umożliwia wydrukowanie listy dla konkretnego pracownika na każdorazowe jego życzenie lub życzenie organu kontroli.
W odpowiedzi na współczesne potrzebny elektronicznej rejestracji czasu pracy, powstały systemy RCP (Rejestracja Czasu Pracy), które pozwalają rejestrować godziny wejścia i wyjścia pracowników. Chociaż, w obecnych czasach, należałoby powiedzieć godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy, bo tego typu systemy umożliwiają także zdalną rejestrację pracowników, czyli tych, którzy wykonują pracę w domu lub w każdym innym miejscu na Ziemi. Wystarczy dostęp do Internetu, aby na dowolnym urządzeniu mobilnym jak tablet czy smartfon odczytać imienną kartę zbliżeniową, na której nadrukowany jest kod QR. Choć takie rozwiązanie nie jest idealne, bo wymaga uczciwości pracownika.
Nie ma się co oszukiwać. W dobie cyfryzacji wielu aspektów życia elektroniczne listy czasu pracy to metoda, która powszechnieje z dnia na dzień. Niestety niektóre wady, tak jak ta, że istnieje możliwość fałszowania i kopiowania kodów QR, powodują, że nie jest to idealne rozwiązanie. Podobnie jak istniejące wciąż systemy, które wymagają ręcznego wpisywania czasu pracy, co ułatwia prowadzenie ewidencji tylko częściowo. Tymczasem korzystając z systemu kontroli dostępu można to robić całkowicie zdalnie.
System kontroli dostępu (Access Control czy też KD) to system wykorzystywany w zabezpieczeniach technicznych obiektu. Pozwala on zabezpieczać różne urządzenia (jak sejfy), lokale (np. konkretne pomieszczenia jak serwerownie) czy też całe obiekty, a oprócz tego:
Przydzielanie dostępu czy odczytywanie godzin wejścia i wyjścia poszczególnych osób nie mogłoby się odbywać, gdyby nie identyfikatory i czytniki dostępowe (rejestratory), które rozpoznają te identyfikatory. Jako identyfikator posłużyć może karta zbliżeniowa, magnetyczna, a nawet czytnik linii papilarnych. Osoba, której nadamy poszczególne uprawnienia w programie, np. dostęp do określonych stref, musi zeskanować właściwy identyfikator na rejestratorze, by uzyskała możliwość wejścia. W ten sposób możemy prowadzić zdalny monitoring ruchu osób w poszczególnych strefach i właśnie w taki sposób, systemu kontroli dostępu można użyć do rejestracji czasu pracy.
System kontroli dostępu składa się więc z:
Nie każde oprogramowanie służące zarządzaniu dostępem do poszczególnych stref jest w stanie prowadzić ewidencję czasu pracy, ale większość z nich umożliwia integrację z programem RCP. Taki program pozwala tworzyć grafik, automatycznie rejestruje obecność pracownika i dokonuje obliczeń godzin pracy. Pozwala także rejestrować przerwy, urlopy, a nawet spóźnienia i inne nieobecności. Dzięki temu można dokładnie i uczciwie rozliczać pracownika w swojej firmie, zaoszczędzić przy tym sporo czasu i papieru. Taki system kontroli czasu pracy przynosi wiele realnych korzyści.
Każdy pracodawca, nawet ten zatrudniający tylko jednego pracownika na umowę o pracę musi prowadzić ewidencję. Jemu zapewne nie przyda się system kontroli czasu pracy, ale im większa liczba pracowników i większa konieczność rejestracji zdarzeń, tym większa potrzeba zautomatyzowania określonych procesów. Jeśli należysz do tego typu pracodawców, to warto rozważyć system RCP w swojej firmie. Automatyczna ewidencja czasu pracy to tylko jedna z wielu korzyści. Wyposażając swoją firmę w system kontroli czasu pracy:
Żeby była jasność, im więcej pracowników pracuje w Twojej firmie, tym łatwiej zarządzać ich czasem pracy przez system kontroli czasu pracy, tzw. system RCP, który po zintegrowaniu z systemem kontroli dostępu (ACC) zyskuje masę różnych funkcjonalności, a główną z nich jest zdalne rejestrowanie godziny wejścia i wyjścia.
Monitorowanie swoich pracowników do tej pory wymagało wielu różnych fizycznych działań, które dziś zastępują nowoczesne technologie. Odpowiedź na to, jaki system rejestracji czasu pracy wybrać nie jest jednak taka prosta. Być może potrzebujesz systemu, w którym nie tylko ustalisz grafiki pracy i będziesz prowadzić ewidencję w celach kadrowo-płacowych, ale także zechcesz ograniczyć dostęp do obiektu pracownikom, których danego dnia nie ma w grafiku. Jeśli tak, musisz zainteresować się systemami kontroli dostępu.
Nowe metody zarządzania personelem pozwalają robić to efektywnie, skracając czas poświęcony na prowadzenie tradycyjnych list i prowadzenie ręcznych rozliczeń. System kontroli czasu pracy zdecydowanie usprawnia te działania, a co więcej pozwala współpracować z systemem kontroli dostępu, dzięki któremu możesz pilnować, aby pracownicy nie przekraczali określonych stref. Zdalna metoda kontrolowania pracowników to sprawniej funkcjonujący biznes. Jeżeli zechcesz zainstalować taki system, koniecznie skontaktuj się z nami.
prosimy o wypełnienie formularza. Nasi pracownicy wkrótce skontaktują się z Państwem w celu realizacji zgłoszenia.